Eine gute Organisation des Terminkalenders des Fotostudios ist eine wichtige Aufgabe, um Komplikationen zu vermeiden. Außerdem können Sie mit einer besseren Organisation dem Kunden eine gute Erfahrung bieten.

Derzeit ist unser Terminkalender das ganze Jahr über voll, und unser größtes Anliegen ist es, keine Zeitblöcke zwischen den Sitzungen frei zu lassen, um die Studiozeit selbst rentabel zu gestalten. Dennoch wird die Flexibilität gegenüber dem Kunden immer geschätzt, und es ist wichtig, dass der Kunde die Möglichkeit hat, die beste Zeit und den besten Tag zu wählen. Der Trick besteht darin, den Terminkalender gut zu organisieren, um die günstigsten Zeiten freizugeben und die tote Zeit im Studio zu reduzieren.

Die "Erziehung" des Kunden zu einem sensiblen Umgang mit unserer Arbeit und unseren Zeitplänen ist an sich auch eine Möglichkeit, an unserem Image zu arbeiten und auf dem Arbeitsmarkt Glaubwürdigkeit zu zeigen

WUSSTEN SIE, DASS 80 % DER VERBRAUCHER ANGEBEN, DASS DIE ERFAHRUNG, DIE EIN UNTERNEHMEN BIETET, GENAUSO WICHTIG IST WIE DER SERVICE?

Es gibt einige wesentliche Punkte, die wir bei der Organisation unserer Agenda immer berücksichtigen:

1. Wie lange brauchen wir für die Durchführung einer Sitzung?

Jede Sitzung hat andere Anforderungen und Bedürfnisse. Eine Sitzung mit einem Baby oder mit einer großen Familie erfordert eine andere Zeit und Aufmerksamkeit von uns.Daher sollten wir bei der Planung von Sitzungen in unserem Kalender immer diese Aspekte berücksichtigen.

2. Der typ Kunden ist wichtig!

Die Art des Kunden ist an sich schon ein wichtiger Punkt für die Planung unserer Agenda. Es ist wichtig, dass wir in der Lage sind, unsere Kunden zu verstehen und ihre Eigenschaften zu erkennen. Ein Kunde, der zum Beispiel eine weite Anreise zu unserem Studio hat, kommt mit großer Wahrscheinlichkeit 15 bis 20 Minuten zu spät, und diese Verspätung kann den Rest des Tages stark beeinträchtigen und sich auf alle folgenden Sitzungen auswirken. Indem wir diese Zeitspanne berücksichtigen, können wir die Verzögerungen in den folgenden Sitzungen verringern und vermeiden, dass das Image der Instabilität an den Rest unserer Kunden weitergegeben wird.

3. Erinnern ist wichtig!

In unserem Studio rufen wir immer 3 Tage vor dem Termin an und schicken am Vortag eine Nachricht. Auf diese Weise können wir nicht nur unsere Kompetenz und Aufmerksamkeit gegenüber unseren Kunden während des gesamten Prozesses unter Beweis stellen, sondern auch sicherstellen, dass unsere Kunden ihre Buchungen und den Termin nicht vergessen.

4. Zeit vs. Produktivität

Zum Zeitpunkt der Buchung kennen unsere Kunden bereits die Dauer der Sitzungen, und auch wenn der Ablauf der Sitzung selbst zeigt, dass es notwendig ist, länger als ursprünglich gebucht zu bleiben, ist es wichtig, dass wir alle festgelegten Zeiten einhalten. Niemand wartet gerne, schon gar nicht, wenn es sich um einen Premium-Dienst handelt (wie den, den wir anbieten wollen), also sollten wir mit den anderen Kunden sensibel umgehen.
Wenn wir den Zeitplan für die Fotosession genau festgelegt haben, können wir unsere Produktivität in diesen 30-45 Minuten maximieren und unsere volle Aufmerksamkeit auf die Familie richten, ohne uns Gedanken über Verzögerungen oder Fehler zu machen.

5. Wie wird die monatliche Rechnungsstellung aussehen?

Der monatliche Kostenvoranschlag ist einer der wichtigsten Punkte, die wir in Betracht ziehen. Mit einer guten Planung und Organisation des Terminkalenders können wir abschätzen, was wir monatlich und sogar jährlich in Rechnung stellen werden. Mit diesen Zahlen im Hinterkopf können wir unsere Planung an unsere Abrechnungsziele anpassen.

Wie organisiert die termine für Weihnachten?

Die Organisation von Weihnachtsbuchungen erfordert ein anderes Schema und eine andere Planung als die normalen Sitzungen, die wir durchführen. In unserem Studio arbeiten wir in 4 Phasen:

• Für Kunden, die Weihnachtssessions machen, bieten wir die Möglichkeit, für das nächste Weihnachten zu buchen (1 Jahr vorher);
• Wir beginnen mit der internen Kommunikation, d. h. mit den bereits treuen Kunden (6 Monate vorher);
• Wir weisen darauf hin, dass eine Buchung dringend erforderlich ist, da nur noch wenige Plätze frei sind (4 Monate vorher);
• Nach der Vorstellung der Szenarien öffnen wir die letzten freien Stellen (2 Monate vorher).
  

In eine gute Tagesplanung investieren 

Unsere Sitzungen beginnen um 9.30 Uhr und enden um 19.30 Uhr, wobei jeder Kunde 1 Stunde unserer Zeit in Anspruch nimmt. In der Praxis bieten wir 45 Minuten Sitzungen an, und die restlichen 15 Minuten sind für den Umgang mit möglichen unvorhergesehenen Ereignissen, die Vorbereitung und die Interaktion mit dem Kunden vorgesehen.  

Im Durchschnitt führen wir 8 Sitzungen pro Tag und etwa 400 Sitzungen während der 2 Monate der Weihnachtszeit durch.

Mehr als eine Sitzung, ein Erlebnis!

Worauf achten wir, wenn wir unser Weihnachtspäckchen packen?

1. Der Schauplatz
2. Investitionen in die Landschaft
3. Tag der Buchung 
4. Fotograf
5. Fotografisches Material
6. Die Marke
7. Ausgabe

Was sollen wir tun?

1. Telefonat zur Bestätigung
2. Versenden von Textnachrichten am Vortag
3. Bieten Sie eine gute Erfahrung am Tag der Sitzung, voller Überraschungen
4. Nachbereitung der Sitzung
5. Lieferung

Das Auswahlverfahren:

• Wenn unser Kunde Fotos aus der In-Store-Session auswählt, wird der Service für den Kunden noch am selben Tag erledigt, um eine Anhäufung von Arbeit zu vermeiden.
• Für Kunden, die eine längere Reise machen, bieten wir die Möglichkeit, alles nach 30 Minuten zu liefern.
• Wenn der Kunde Fotos aus der Online-Session auswählt, haben wir 3 Tage Zeit für die Fotoauswahl.

Im Studio ziehen wir es immer vor, dass der Kunde die Fotos persönlich auswählt, denn da der Kauf impulsiv erfolgt, bringen wir sie immer dazu, mehr Fotos auszuwählen und mehr Produkte zu kaufen, wodurch sich der Preis für unsere Sitzung erhöht.

Einen Verkaufsplan erstellen? 

Die Festlegung von Verkaufszielen und klaren Zielen für das Wachstum unseres Unternehmens ist von wesentlicher Bedeutung. 

Wir sind stets bestrebt, unsere Arbeit durch die Verbreitung derselben und unserer Positionierung zu verbessern. Wir bieten einen erstklassigen Service und verfügen über ein Team mit langjähriger Erfahrung. Diese Kompetenz ist etwas, das wir unbedingt verstärken müssen, damit unser Kunde unsere Arbeit und die Investition, die er in sie tätigt, von Anfang an zu schätzen weiß. 

In unserem Studio bevorzugen wir den unterstützten Verkauf. Wir überlassen unseren Kunden die Entscheidung, ob und welche Produkte sie wollen, aber wir versuchen immer, ihnen zu helfen und sie zu den Produkten zu führen, die uns mehr Gewinn bringen. 

Was ist mit Ihnen? Welche Strategien wenden Sie in Ihrem Unternehmen an?